5 consejos para organizar tu espacio de trabajo

Antes del coronavirus, España era uno de los países que menos utilizaba el teletrabajo. Entonces, llegó la pandemia, el confinamiento domiciliario y, en consecuencia, muchas empresas se vieron forzadas a hacer una transformación digital acelerada para que algunos, o todos, sus trabajadores realizaran las tareas diarias desde su casa, necesitando por tanto un espacio de trabajo.

Han pasado ya más de 4 años y el trabajo en remoto sigue siendo una opción para muchos empleados. Puede que te estés preguntando: ¿y qué tiene esto que ver con el orden? Pues bien, da igual si eres trabajador por cuenta ajena, propia o estudiante, tener un lugar de trabajo organizado hace que seas más productivo y te concentres mejor en los que haceres.

Si cada vez que te sientas a trabajar, ya sea en tu hogar o en tu empresa, te sientes estresado, inquieto o te desconcentras con facilidad, puede que el problema sea el espacio de trabajo. Tu escritorio, tu estudio y lo que te rodea influye en tu estado de ánimo. Te cuento 5 consejos para conseguir el lugar de trabajo ideal.

5 consejos para organizar tu espacio de trabajo y ser más productivo

1. Enamórate de tu estudio o espacio de trabajo

En tu lugar de trabajo pasas bastante tiempo, por eso es tan importante crear un ambiente que te inspire, que transmita armonía y tranquilidad. En estos casos lo mejor es optar por una decoración minimalista, sin caer en la saturación. Elige tonos neutros y evita los colores estridentes o muy llamativos.

Coloca algún elemento decorativo como plantas, un marco con una foto que te encante o te haga sonreír, frases que te motiven… Recuerda que menos es más y la clave consiste en evitar distracciones.

2. Deshazte de lo que no usas

Destina un tiempo de tu agenda para organizar el lugar de trabajo. Revisa cada objeto y retira todo aquello que no necesites ni utilices. Una vez hayas acabado seguro que te sientes más liberado.

Si a estas alturas aún te queda alguna duda sobre la importancia de vivir en un entorno ordenado, te comparto este artículo donde te explico sus beneficios y la relación tan estrecha que existe entre el orden interior y exterior.

3. Organiza el papeleo

Si algo suele producir agobio es ver una mesa llena de documentos, ¿verdad?

Lo cierto es que hoy en día casi toda la documentación es digital, pero si no es tu caso, ha llegado la hora de plantarle cara a todo ese papeleo. Empieza por revisar cada nota, cada documento y haz varios montones. Tritura lo que ya no sirva, escanea y guarda en tu ordenador lo que no necesites tener en papel físico y archiva en carpetas los que debas conservar.

Para continuar con este último punto, elige el método de archivo que mejor se adapte a tus necesidades. Bien sea en archivadores de palanca, con separadores, en carpetas, en bandejas o cajas, no te olvides de clasificarlos según su categoría (facturas, contratos, seguros…). También puedes hacerlo por fecha u orden alfabético.

Para ayudarte a recordar dónde va cada cosa y que otras personas lo puedan encontrar fácilmente, te recomiendo utilizar una buena etiquetadora. Ésta es la que yo uso para mantener los espacios en orden.

4. Mantén el escritorio despejado

Lo aconsejable es que encima de tu escritorio estén únicamente aquellos artículos o materiales de oficina que sean esenciales para el uso diario. Utiliza organizadores de escritorio o contenedores para organizar estos artículos, así como bandejas para los papeles. De esta manera evitas distracciones y lograrás concentrarte más. Aprovecho la ocasión para chivarte cuáles son las mejores tiendas dónde comprar productos de ordenación

Coloca el equipo y los suministros que no usas tan a menudo en algún cajón que esté a mano y crea pequeñas secciones, tal como te muestro en este vídeo.

Intenta que el resto de cosas o repuestos estén guardados o almacenados en algún mueble auxiliar o estantería accesible y ordénalos por categorías, es decir, la grapadora con las grapas, los bolígrafos todos juntos, los clips con los clips, etc. Así las encontrarás rápidamente y terminarás tus tareas a mayor velocidad.

Por supuesto, si quieres mantener el orden deberás devolver cada cosa a su sitio una vez que hayas terminado de usarla o bien, dedicar unos minutos al finalizar la jornada laboral a dejar todo recogido.

Te dejo un caso real de antes y después y me gustaría que por unos segundos te parases a reflexionar en cuál de ellos crees tu que te sentirías más concentrada/o y menos agobiada/o. Se suele decir que una imagen vale más que mil palabras y para mi, este proceso de orden que llevamos a cabo refleja a la perfección el motivo por el que es tan necesario el orden en nuestro hogar.

6. Orden digital

Además de lo ya mencionado, no debemos olvidarnos de poner orden en nuestro universo digital. Crea cuantas carpetas sean necesarias en el escritorio del ordenador; tener un buen sistema de organización es imprescindible para saber dónde localizar cada archivo, email, contacto…

La clave es no procrastinar esta tarea e intentar llevarlo al día. Por si te resulta de ayuda, a mi hay algo que me funciona siempre y es la regla de los dos minutos, en este vídeo te cuento de qué trata.

Y… ¡hasta aquí por ahora! Solo me queda desearte una feliz y ordenada vuelta al cole 😊